Du har fattat beslutet. Det är dags att köpa in ett nytt WMS-system för att förenkla och optimera arbetet på lagret. Nästa steg är att ta fram en kravspecifikation att ha som stöd när du går in i samtal med systemleverantörer. Vi frågade Magnus Olsson, Head of Logistics, på Care of Carl vilka fem tips han skulle ge någon som sitter i samma båt som du gör nu: den som tar dig framåt mot ett inköp av ett nytt WMS-system.
Magnus fem tips inför valet av WMS
Magnus, som tidigare arbetat som konsult inom e-handel, har omfattande erfarenhet av olika lager- och logistiklösningar, inklusive manuella processer och processer med ERP- eller WMS-stöd. Här är hans fem bästa tips inför valet och implementationen av ett nytt WMS-system.
Besök kundcase-sidan för Care of Carl och titta på videointervjun med Magnus och Adam här >
1. Dokumentation (!)
När du tar steget att investera i ett nytt WMS-system är det avgörande att först och främst få en djup förståelse för din verksamhet. Genom att noggrant kartlägga interna processer kan du identifiera områden där förbättringar behövs, samt lyfta fram vad som redan fungerar bra. Genom att dokumentera vilket systemstöd som är nödvändigt, önskvärt för framtiden och mindre viktigt får du en tydlig vägledning för vad du behöver från ditt nya WMS-system. Detta steg är grundläggande för att säkerställa att du väljer rätt leverantör och att implementeringen blir så bra den kan bli.
2. Använd dokumentationen (från punkt 1)
Använd den noggrant sammanställda dokumentationen som din guide när du väljer leverantör och närmar dig implementationsfasen. Det är viktigt att det som ni har kommit överens om är det som leverantören är skyldig att leverera. Genom att ha en tydlig dokumentation som grund kan ni säkerställa att era behov och förväntningar tydligt kommuniceras och uppfylls under hela processen.
3. Tillsätt rätt projektorganisation (internt)
Det är viktigt att noga överväga vilken typ av intern organisation som behövs för att säkerställa att implementationsprojektet flyter på. Du bör vara medveten om att en smidig implementation kräver att du avsätter tillräckligt med tid och resurser internt. Det är avgörande att ha rätt team på plats, med tydliga roller och ansvarsområden, för att hantera alla delar av implementeringen på ett effektivt sätt och minimera eventuella hinder.
4. Etablera en tidsplan
Se till att du har en noggrant utarbetad projektplan med en detaljerad tidsplan. För att säkerställa att projektet följer tidsplanen är det avgörande att regelbundet ha avstämningar både internt och externt med projektorganisationen. Genom att hålla kontinuerlig kommunikation och uppdateringar kan du identifiera eventuella hinder eller förseningar i implementeringen i ett tidigt skede och vidta åtgärder för att hålla projektet på rätt spår. Det är viktigt att alla inblandade är medvetna om sina roller och ansvar.
5. Håll dig till ditt systemets standard
Genom att undvika att skräddarsy systemet för mycket kan ni istället låta önskemål om anpassningar växa fram organiskt efter att ni har fått erfarenhet av att använda systemet i praktiken. Genom att identifiera vilka anpassningar som faktiskt ger ett mervärde för ert företag undviker ni att fastna i onödiga och tidskrävande anpassningar som riskerar att försena hela projektet. Om det dyker upp nya idéer eller ändringar under implementeringen är det bäst att samla dem i en backlogg och återkomma till dem när grundimplementeringen är avslutad. På så sätt kan ni fokusera på att få systemet upp och fungerande enligt planen innan ni börjar utforska ytterligare anpassningar. Detta kommer att bidra till en smidigare och mer effektiv implementeringsprocess.
Story by
Fia Jonsson