Vårdväskans mål är att ge vård- och omsorgssektorn en härlig dos av personlighet och färg. Sedan 2011 har de strävat efter att göra arbetskläder lite roligare och mer personliga genom att erbjuda personaliserade uniformer och accessoarer som låter yrkesverksamma uttrycka sig själva på jobbet. Internationellt går Vårdväskan under namnet Color4Care.
Med ett växande produktsortiment och ett ökat fokus på B2B-försäljning behövde Vårdväskan en mer effektiv metod för att hantera sitt lager och möta efterfrågan, vilket ledde dem till att söka efter den optimala WMS-lösningen.
"Som logistikchef borde jag fokusera mer på strategiska frågor. Istället, [innan Bitlog WMS] var jag bara involverad i det dagliga arbetet. Jag hanterade personal och sa till dem vad de skulle göra."Iain Wilson, Head of Logistics, Vårdväskan |
InstallationPlatsFalkenberg, Sweden |
PersonerIain Wilson René Schärfer |
Innan Vårdväskan hade Bitlog WMS stod de inför flera operativa utmaningar på lagret, såsom:
Manuella processer med penna och papper
Begränsad flexibilitet
Personberoende problemlösning
Kaotiska perioder under högsäsong
Försenade leveranser
Tidigare använde Vårdväskans lager traditionella metoder, vilket innebar att penna och papper var flitigt i bruk. Det här sättet att arbeta kunde ibland leda till små förseningar och problem. Utan automatisering blev det lite knepigt att hålla allt effektivt och korrekt, vilket verkligen visar hur viktigt det är att ta in moderna tekniska lösningar för att få lagret att fungera på topp.
Iain Wilson, Head of Logistics at Vårdväskan, beskriver lagerhanteringen som tidskrävande, frustrerande och långsam:
"Den främsta utmaningen vi stod inför innan vi implementerade Bitlog var att processerna var väldigt manuella. Allt sköttes med penna och papper, och varje problem som uppstod behövde hanteras var och ett för sig. Problemlösning var krånglig och det bidrog mycket frustration."
Planeringen var lite knepig och krävde att arbetsuppgifter bestämdes i förväg, vilket gjorde det svårt att genomföra snabba anpassningar under dagen. Det innebar ibland missade chanser till förbättringar och att arbetsbördan blev tyngre för personalen. Att lösa problem var inte alltid lätt eftersom det behövdes stöttning från ledningen, vilket kunde leda till förseningar.
Under perioder med hög belastning, som Black Week, behövde teamet på Vårdväskan ta in extra personal för att möta den ökade efterfrågan. Men eftersom de inte kunde se hur efterfrågan ökade eller minskade i realtid var det svårt att hitta rätt i bemanningen. Bristen på struktur bidrog till utmaningar när Vårdväskan började växa och krävde extra tillsyn från ledningen.
Iain förklarar hur han som Head of Logistics behövde vara involverad i all beslutsfattning:
"Innan vi implementerade Bitlog WMS var jag inblandad i varje beslut, varje problem och varje utmaning som dök upp. Som logistikchef borde jag fokusera mer på strategiska frågor, men istället var jag fast i att sköta det dagliga arbetet. Jag hanterade personal och instruerade dem om vad de skulle göra och när, vilket gjorde att möjligheten och tiden att verkligen utveckla min roll inte fanns där."
Foto: Plockvagnar med Vårdväskans karakteristiska rosa paket.
Vårdväskan insåg att de behövde uppgradera till ett modernt WMS som kunde hjälpa dem ersätta de tidskrävande manuella processerna och samtidigt ge realtidsinsyn i hur lagerverksamheten presterar. Efter att ha utvärderat olika alternativ föll valet på Bitlog WMS tack vare sin användarvänlighet och lagerfokuserade design.
Processen inkluderade:
Live demos: Medarbetarna insåg snabbt fördelarna med Bitlog WMS och hur det skulle effektivisera deras dagliga arbetsuppgifter.
Realtids-access: Systemet används tillsammans med iPhones, vilket gör det möjligt för de anställda att hitta artiklar, lösa problem och utföra uppgifter direkt på plats på lagergolvet.*
Mindre beroende av cheferna: Medarbetarna behövde inte längre be om hjälp vid beslutsfattning, eftersom de enkelt kan hitta all nödvändig information direkt i systemet.
"Det som verkligen övertygade mig från början var att det var ett system byggt från grunden—det verkade vara utformat ur perspektivet hos den som arbetar i lagret," säger Iain.
Målet var att eliminera manuella processer, öka effektiviteten och ge medarbetarna möjlighet att arbeta mer självständigt—något som Bitlog verkligen levererade. Iain säger att när kostnadsanalysen var klar, var beslutet att gå vidare med Bitlog WMS enkelt.
*Bitlog WMS-programvaran fungerar smidigt med alla operativsystem.
Foto 1: Vårdväskans lager. Foto 2: Vårdväskans ikoniska rosa leveranslådor. Foto 3: Produkter utställda vid lagrets entré. Foto 4: Plockvagn där Vårdväskan plockar över 60 beställningar samtidigt.
Med Bitlog WMS har Vårdväskan upplevt betydande förbättringar i effektivitet, noggrannhet och lagerhantering. Möjligheten att spåra artiklar, se lagersaldo och hantera beställningar i realtid har stärkt lagermedarbetarna och minskat beroendet på att ledningen ska hjälpa till med beslutsfattningen.
Bitlog WMS har lett till betydande förbättringar för Vårdväskans lager, inklusive:
Tidsbesparingar: Inleveransprocessen blev mer effektiv. Tidigare krävdes det 1,5 heltidsanställda, men nu behövs mindre än en, vilket resulterar i en effektivitetsökning på över 30 %.
Förbättrad träffsäkerhet: Streckkodsskanningen har varit felfri, vilket resulterar i minimala lagerjusteringar. Om en justering behövs, gör systemet det enkelt att spåra när, var och varför den inträffade.
Självständig personal: Lagerpersonalen kan nu lösa problem på egen hand utan att behöva vänta på godkännande från chefer.
Skalbarhet: Bitlog WMS stöttar Vårdväskans tillväxt och säkerställer att systemet fortsätter att uppfylla deras behov när de expanderar och växer
Ett mer strategiskt ledarskap: Logistikchefen kan nu koncentrera sig på strategiska förbättringar istället för att vara uppbunden i den dagliga verksamheten.
"Med systemet tillgängligt på en mobil enhet har alla den information de behöver. De kan lösa problem direkt utan att behöva komma till mig eller gå till en dator," säger Iain.
En av de största framgångsfaktorerna och besparingarna har skett för inleveransprocessen. Tidigare var mottagning och hantering av leveranser långsam och ineffektiv och inkluderade många separata steg. Med Bitlog WMS har processen effektiviserats, vilket gör att teamet kan arbeta snabbare, och med färre resurser.
René Schärfer, Inbound Manager på Vårdväskan berättar:
"Den största vinsten för oss har varit den tid vi sparat på inleveransprocessent. Innan Bitlog behövde vi ha 1,5 heltidsanställd på plats. Nu är det mindre än en person—det har varit en enorm besparing."
Dessutom har noggrannheten i lagerhanteringen förbättrats avsevärt. Genom att ta bort manuella steg som innebar penna och papper och istället införa streckkodsskanning har felen minimerats, och behovet till lagerjusteringar sällsynta. Iain säger:
"Vi gör regelbundna inventeringar, och justeringarna är minimala. Om det ens finns justeringar att göra är det väldigt enkelt att spåra dem och se vad som hände, när och var."
Med Bitlog WMS har Vårdväskan tagit ett omtag och förändrat och förädlat sina lagerprocesser, stärkt medarbetarna och valt en skalbar lösning som kommer att stödja deras tillväxt nu och i framtiden.
"Jag rekommenderar verkligen Bitlog WMS eftersom systemet är pålitligt och snabbt, och supporten vi får från Bitlog är toppen. De är verkligen kundfokuserade, så om vi har idéer är de alltid öppna för dem."Iain Wilson, Head of Logistics, Vårdväskan |
Teamet på Vårdväskan lyfter fram tre huvudskäl till varför de skulle rekommendera Bitlog WMS till andra:
Tillförlitlighet och anpassningsförmåga: Systemet är konsekvent och kan enkelt anpassas efter deras behov.
Utmärkt kundsupport: Bitlogs team är kundfokuserat och öppna för feedback, vilket gör att systemet ständigt förbättras utifrån kundernas synpunkter.
Effektivitet, noggrannhet och skalbarhet: Med Bitlog WMS har Vårdväskan inte bara optimerat sina nuvarande processer utan också förberett och valt en lösning som kan stötta deras framtida framgångar.
Iain Wilson säger:
"Jag rekommenderar verkligen Bitlog WMS eftersom systemet är pålitligt och snabbt, och supporten vi får från Bitlog är toppen. De är verkligen kundfokuserade, så om vi har idéer är de alltid öppna för dem. De förstår våra affärsbehov och vi kan jobba tillsammans för att nå de resultat vi vill ha."
Han fortsätter och avslutar:
"[Bitlog WMS] frigör min tid, och teamets tid, och låter oss bli mer delaktiga i hela verksamheten och känna oss mer som en del av Vårdväskan-familjen. Allt finns där om vi vill växa—vilket vi verkligen vill."
Uppgradera ditt lager för snabb och pricksäker orderhantering. |